Kaution einbehalten: Was Sie beweisen müssen

Der Streit über eine Kaution endet fast nie an der Frage, ob ein Schaden da ist. Er endet an der Frage, wann er entstanden ist. Und diese Frage beantwortet nicht das Rücknahmeprotokoll, sondern das Übergabeprotokoll von vor zwei Wochen.

Die Beweislast liegt bei Ihnen

Wer Geld einbehält, muss begründen wofür. Praktisch heißt das: Sie müssen zeigen, dass das Objekt bei der Übergabe in einem bestimmten Zustand war und bei der Rückgabe in einem schlechteren. Der Mieter muss gar nichts zeigen. Ein Foto vom Schaden allein beweist deshalb nichts - es beweist nur, dass der Schaden jetzt da ist.

Das ist der Grund, warum Vermieter Streitfälle verlieren, obwohl sie im Recht sind: Es gibt Bilder von der Rückgabe, aber keine vergleichbaren von der Übergabe.

Was ein Nachweis leisten muss

Vergleichbarkeit. Zwei Fotos derselben Stelle, vorher und nachher. Ein Übersichtsbild vom ganzen Fahrzeug und eine Nahaufnahme vom Kratzer sind kein Vergleich, sondern zwei verschiedene Bilder.

Zuordenbarkeit. Aus dem Bild oder seinen Daten muss hervorgehen, zu welchem Objekt und zu welchem Vorgang es gehört. Ein Ordner mit 4.000 Handyfotos ist kein Nachweis, sondern ein Archiv.

Zeitliche Einordnung. Ein Bild ohne belegbaren Zeitpunkt kann von jedem Tag stammen. Dateidaten lassen sich ändern, ein Protokoll mit Unterschrift und Zeitstempel nicht so leicht.

Kenntnis des Mieters. Ihre stärkste Position ist die, in der der Mieter den Zustand bei der Übergabe selbst bestätigt hat. Genau dafür ist die Unterschrift da - nicht als Formalie, sondern als Zustimmung zu dem, was auf den Bildern zu sehen ist.

Woran es in der Praxis scheitert

Die Übergabe war eilig. Der Kunde stand schon am Fahrzeug, es wurden drei Fotos gemacht statt zwölf. Die Stelle, an der später der Schaden auftaucht, ist auf keinem davon zu sehen.

Der Schaden war bekannt, stand aber nirgends. Jeder im Betrieb wusste von der Delle in der Heckklappe. Im Protokoll stand sie nicht, also ist sie für jeden Dritten neu.

Das Protokoll ist nachträglich verändert worden. Wenn ein Dokument nach der Unterschrift noch bearbeitet werden kann, verliert es genau den Wert, für den es erstellt wurde. Ein abgeschlossenes Protokoll muss unveränderlich sein.

Die Rückgabe fand ohne den Mieter statt. Schlüssel in den Briefkasten, Auto auf dem Hof. Dann brauchen Sie ein Rücknahmeprotokoll, das den Zustand dokumentiert und festhält, dass der Mieter nicht anwesend war - inklusive des Zeitpunkts, zu dem Sie es aufgenommen haben.

Die praktische Empfehlung

Fotografieren Sie bei der Übergabe mehr, als Ihnen nötig erscheint, und markieren Sie jeden vorhandenen Schaden direkt auf dem Bild. Lassen Sie den Mieter unterschreiben, solange er noch da ist. Schicken Sie ihm das Protokoll sofort, nicht am Abend.

Bei der Rückgabe brauchen Sie dann keine Diskussion zu führen: Sie legen beide Zustände nebeneinander. Was auf der Übergabe markiert war, ist bekannt. Was neu ist, ist neu - und genau das ist die Grundlage, auf der eine Kaution gekürzt werden kann.

RentalHandover stellt bei jeder Rücknahme die Übergabe daneben: bekannte Mängel bleiben als bekannt gekennzeichnet, neue stehen rot daneben, Kilometer- und Tankstand mit der Differenz. Das Protokoll ist nach der Unterschrift unveränderlich, und der Mieter hat seine Kopie mit demselben Inhalt.