Fahrzeugannahme im Autohaus: Papier, Diensthandy oder App im Vergleich

Jedes Autohaus nimmt Fahrzeuge an, jeden Tag, oft dutzendfach. Wie das dokumentiert wird, ist dagegen sehr unterschiedlich. In vielen Betrieben laufen sogar zwei Wege parallel: der Auftragszettel am Tresen und ein paar Fotos auf dem Diensthandy, wenn jemand daran denkt.

Solange es keinen Streit gibt, funktioniert jeder Weg. Die Frage ist, was übrig bleibt, wenn ein Kunde bei der Abholung sagt, der Kratzer sei neu.

Der Auftragszettel

Was er leistet: Er ist schnell, jeder kennt ihn, und er hat ein Feld für die Unterschrift des Kunden. Kilometerstand, Auftrag und Kundenwunsch stehen darauf.

Wo er versagt: Beim Zustand. Ein Kreuz bei "Vorschäden vorhanden" sagt nicht, welche. Eine Skizze mit Strichen auf einem gedruckten Autoumriss ist besser, aber selten eindeutig. Und der Zettel liegt nach drei Monaten in einem Ordner, wenn er noch da ist.

Fotos auf dem Diensthandy

Was sie leisten: Fotos zeigen den Zustand, wie er war. Ein Bild der Fahrerseite mit Datum ist mehr wert als jede Beschreibung.

Wo sie versagen: Bei der Zuordnung. Hunderte Bilder in einer Galerie, ohne Kennzeichen, ohne Auftragsnummer, oft vom falschen Winkel. Der Kunde hat sie nie gesehen und nichts bestätigt. Und wer hat das Handy gerade, wenn der Kunde am Tresen steht?

Ein Protokoll per App

Was es leistet: Es verbindet beides. Die Fotos gehören zum Fahrzeug und zum Auftrag, Vorschäden sind auf dem Bild markiert, und der Kunde unterschreibt direkt auf dem Tablet. Er bekommt sofort ein PDF, Sie behalten das Original. Bei der Ausgabe wird mit der Annahme verglichen.

Wo es Aufwand macht: In den ersten Tagen. Das Team muss sich an den neuen Ablauf gewöhnen, und am Anfang dauert die Annahme etwas länger als das Kreuzchen. Nach einer Woche ist es Routine, und eine Annahme mit Fotos dauert zwei bis drei Minuten.

Was im Streitfall zählt

Wenn es zum Streit kommt, entscheiden vier Fragen:

1. Ist der Zustand bei der Annahme eindeutig belegt?
2. Hat der Kunde ihn bestätigt?
3. Lässt sich zeigen, dass das Dokument seitdem nicht verändert wurde?
4. Ist es in zwei Minuten auffindbar?

Der Zettel beantwortet höchstens die zweite. Das Diensthandy höchstens die erste. Ein unterschriebenes, unveränderliches Protokoll mit Fotos beantwortet alle vier.

Der pragmatische Weg

Sie müssen den Auftragszettel nicht abschaffen. Viele Betriebe behalten ihr Auftragssystem und ersetzen nur die Zustandsdokumentation. Genau dafür ist der Werkstatt-Modus in RentalHandover gebaut: Fahrzeug per Kennzeichen anlegen, Auftragsnummer und Kundenwunsch eintragen, Fotos mit markierten Vorschäden, Unterschrift auf dem Tablet. Das Protokoll wird mit der Unterschrift versiegelt, und über die Auftragsnummer finden Sie es in der Historie wieder.

Mehr zum Werkstatt-Modus: Die Übergabe-App für die Werkstatt.