Beschadigingen en nieuwe schade, brandstofpeil en kilometerstand bij elke overdracht en inname in beeld - met foto's, handtekening van de huurder en PDF. Gratis starten, ook met maar één voertuig of boot.
Digitale overdrachtsprotocollen - snel, duidelijk, controleerbaar.
Gemaakt voor
Bekijk een voorbeeldprotocol als pdf.
1
2
3
Eenvoudig te gebruiken en toch met alle details die bij een geschil tellen - op elk apparaat, zonder inwerktijd.
Foto's bij overdracht en teruggave, met tijdstempel veilig opgeslagen. Beschadigingen markeer je direct op de foto, met omschrijving en close-up. Krassen, deuken en defecten staan eenduidig vast, zodat er achteraf niets te bespreken valt.
De wizard leidt elke keer langs dezelfde posities, bijvoorbeeld voorkant, achterkant, beide zijkanten, tellerstand - de lijst bepaal je zelf. Bij de teruggave staat de overdrachtsfoto van dezelfde positie naast de camera, in de pdf staan beide foto's naast elkaar.
Een nieuwe overdracht begint met de laatst vastgelegde staat: foto's en bekende beschadigingen staan er al. Je controleert alleen wat er veranderd is, en desgewenst bevestigt de huurder elke beschadiging afzonderlijk. In de pdf staan bekende beschadigingen apart van nieuwe schade.
De teruggave toont de overdracht ernaast: bekende beschadigingen blijven bekend, nieuwe schade staat er rood naast, kilometerstand en tank worden met het verschil getoond. Precies daar ontstaat anders het meningsverschil.
De huurder tekent op het apparaat dat er toevallig is. Vastgelegd worden tijdstip, IP-adres en apparaat, de locatie alleen met zijn toestemming. Namens het bedrijf teken jij of een medewerker mee, met een opgeslagen handtekening en bedrijfsstempel. Wat getekend is, kan daarna niemand meer wijzigen - jij ook niet.
Met de handtekening wordt het protocol verzegeld: foto's, beschadigingen, standen en handtekeningen krijgen samen één controlecode. Verandert daarna ook maar één pixel, dan klopt de code niet meer. Met de QR-code in de pdf opent de huurder zijn protocol later opnieuw en ziet hij dat het ongewijzigd is - zonder account en zonder het aan jou te vragen.
Direct na ondertekening wordt een afdrukklaar PDF-protocol met jouw huisstijl gegenereerd en automatisch naar beide partijen gemaild.
Klanten scannen een QR-code op het voertuig of de boot en doen de overdracht zelf - geen app nodig. De huurder legt daarbij zelf vast wat hij aantreft, en heeft het zwart op wit.
Leg één keer vast wat bij het object hoort - reddingsvesten, gevarendriehoek, laadkabel. Bij elke overdracht wordt de lijst afgevinkt en staat volledig in de pdf, inclusief wat ontbreekt.
Niet alleen de interface: de protocol-pdf, de e-mails en de self-service komen bij de huurder in zijn taal aan, terwijl jij in de jouwe werkt. Een Nederlandse verhuurder draagt over aan een Franse huurder zonder een woord Frans te spreken - het ondertekende protocol ontstaat in beide talen. Duits, Nederlands, Engels, Frans, Spaans.
Alle protocollen per huurobject, doorzoekbaar en filterbaar. De gefilterde lijst gaat als Excel of CSV naar de boekhouding, alle pdf's met overzicht als zip naar de verzekeraar of het archief.
Jouw bedrijf, jouw logo, jouw huurobjecten - plus medewerkersaccounts met eigen rechten. Geen ander bedrijf ziet jouw gegevens. Alles wordt uitsluitend in de EU opgeslagen, versleuteld en AVG-proof.
Hetzelfde protocol, alleen de andere kant op: het voertuig van de klant komt binnen voor reparatie, ombouw of poetsbeurt en gaat weer naar buiten. Beschadigingen worden bij de inname gefotografeerd en door de klant ondertekend. De aflevering vergelijkt met de inname - bekende beschadigingen blijven bekend, nieuwe staan apart.
Inbegrepen in het Pro-abonnement, tot 40 voertuigen per maand. In de eerste 14 dagen van elk account uit te proberen.
Voor het huurcontract zijn adres, rijbewijsnummer en categorieën nodig. Houd het rijbewijs voor de camera van de tablet: naam, geboortedatum, nummer en categorieën zijn in seconden gelezen, en ontbreekt er iets, dan volgt de achterkant. Of de klant scant een QR-code en vult alles zelf in op de eigen smartphone, terwijl u de foto's maakt.
Inbegrepen in het Pro-abonnement. De scan leest het Duitse rijbewijs in pasjesformaat.
Richt je werkruimte in, voeg je logo en bedrijfsgegevens toe en voer je huurobjecten in - boten, voertuigen, aanhangers of machines. Voorbeelddata staat er al, zodat je meteen iets kunt uitproberen.
Open een nieuwe inspectie op je tablet of telefoon - of laat de klant de QR-code scannen en zelf beginnen. Doorloop de wizard stap voor stap.
Upload foto's, markeer eventuele beschadigingen, vul brandstofniveau en kilometerstand in, en laat de klant ter plekke digitaal ondertekenen.
Het ondertekende protocol wordt automatisch als PDF gegenereerd - inclusief foto's van de staat - en naar de klant gemaild. Je houdt zelf altijd een kopie in je dashboard.
Precies daar wordt beslist wat later te bewijzen is - voor beide partijen. Vijf minuten bij het voertuig: foto's, beschadigingen, kilometerstand, handtekening. Daarna heeft het bedrijf zijn protocol en de huurder hetzelfde in zijn mailbox. Bij een huurauto net zo goed als bij een demowagen van een dealer, een charterboot of een graafmachine.
Antwoorden op wat mensen vóór het aanmelden vragen
Een protocol is bewijs, geen formulier met voorgeschreven vorm. Het gaat erom dat toestand, tijdstip en instemming van de huurder navolgbaar zijn. RentalHandover legt bij elke handtekening tijdstip, IP-adres en apparaat vast, met toestemming ook de locatie, en het afgeronde protocol is daarna onveranderlijk. Bij de ondertekening wordt het bovendien verzegeld: met de controlecode in de pdf ziet iedereen die de QR-code scant of de controlelink opent, of het sindsdien is gewijzigd. Vraag voor de beoordeling in je eigen land je juridisch adviseur.
Nee. De huurder tekent op jouw apparaat, of scant een QR-code en doorloopt de overdracht in de browser van zijn eigen telefoon. Geen installatie en geen account voor huurders.
Je markeert de beschadigingen één keer op de foto's van de overdracht. Bij de teruggave zet RentalHandover de overdracht ernaast: bekende beschadigingen blijven als bekend gemarkeerd, nieuwe schade staat er rood naast. Precies die vergelijking bepaalt de borg.
Rust over zijn borg. Bij de overdracht ziet hij dezelfde gemarkeerde foto's als jij, hij krijgt het ondertekende protocol meteen per e-mail en kan het later altijd opnieuw openen. Wat ondertekend is, kan niet meer worden gewijzigd - hij hoeft zich tijdens de huurperiode dus niet af te vragen wat hem aan het eind wordt aangerekend. Hetzelfde document beschermt beide partijen.
Ja. Jij werkt in je eigen taal, de huurder krijgt protocol-pdf, e-mail en self-service in de zijne. Verschillende talen leveren twee pdf's met dezelfde inhoud. Beschikbaar in Duits, Nederlands, Engels, Frans en Spaans.
Ongeveer vijf minuten voor een voertuig met acht tot twaalf foto's, tien tot vijftien voor een charterboot met inventarislijst. De pdf ontstaat met de handtekening en gaat meteen naar de huurder, nawerk op kantoor vervalt.
Server en database draaien bij OVHcloud in Duitsland. Foto's, handtekeningen en pdf's staan in de objectopslag Cloudflare R2 met EU-jurisdictie en blijven dus in de EU. Elke verbinding is versleuteld, bestanden zijn alleen via tijdelijke, ondertekende links bereikbaar.
Het Free-tarief is gratis zonder tijdslimiet en omvat één huurobject en vijf protocollen per maand. De eerste 14 dagen gelden de limieten van Basic. Een creditcard is nooit nodig; betaalde tarieven beginnen bij 29 euro per vestiging per maand en zijn maandelijks opzegbaar.
Elke vestiging krijgt een eigen account, het adres staat in elk protocol, en op de factuur heeft ze een eigen regel die je direct aan de kostenplaats van die vestiging kunt toewijzen. Het tarief volgt de huurobjecten van die vestiging. Voor groepen sluiten we een raamovereenkomst; extra vestigingen komen er dan met een korte bestelling bij.
Ja, daarvoor is het Free-tarief: één huurobject en vijf protocollen per maand, gratis zonder tijdslimiet. Een protocol omvat overdracht en inname, dat is dus genoeg voor vijf verhuringen per maand. Verhuur je vaker, dan stap je over naar Basic met onbeperkte protocollen. Er geldt geen minimale omvang en er zijn geen opstartkosten.
Ja, in elk tarief. Medewerkers maken protocollen, beheerders regelen daarnaast huurobjecten, bedrijfsgegevens en facturatie. Elk bedrijf werkt in zijn eigen omgeving en kan niet bij gegevens van anderen.
Ja, met de werkplaatsmodus: inname in plaats van overdracht, aflevering in plaats van retour, klant in plaats van huurder. Het voertuig wordt bij de inname op kenteken aangemaakt en bij het volgende bezoek herkend; ordernummer en klantwens staan in het protocol. De werkplaatsmodus zit in het Pro-abonnement (tot 40 voertuigen per maand), onbeperkt in Enterprise, en is in de eerste 14 dagen van elk account uit te proberen.
Nee. Laat de klant een QR-code scannen: hij vult naam, adres en rijbewijsgegevens in op zijn eigen smartphone, zonder app en zonder account. In het Pro-abonnement leest de tablet bovendien het Duitse rijbewijs in pasjesformaat met de camera; de afbeelding wordt alleen op het apparaat gelezen, niet opgeslagen en niet verstuurd.
Free-abonnement zonder tijdslimiet. Geen opstartkosten. Geen vaste looptijd - op elk moment opzegbaar.
Elk account start met 14 dagen op Basic-limieten en loopt daarna door op het Free-abonnement - 1 huurobject, 5 protocollen per maand. Geen creditcard, niets op te zeggen.
Op verzoek verzorgen wij de inrichting, omtrektekeningen van jouw modellen en je eigen contractformulieren - in elk betaald abonnement.
Alle prijzen per vestiging en per maand, exclusief btw. Een vestiging is een bedrijfslocatie met een eigen adres.
Sluit je aan bij verhuurbedrijven in Nederland, Duitsland en daarbuiten die zijn overgestapt van papier naar professionele digitale protocollen.
Laatst bijgewerkt: 7 oktober 2026
Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking op rentalhandover.com en in het RentalHandover-platform is TM Systems Till Merlé, Birkenstr. 19, 61440 Oberursel, Duitsland ("wij", "ons"). Contact: hello@rentalhandover.com. Dat geldt voor je account- en factuurgegevens. Voor de gegevens die een verhuurbedrijf in RentalHandover over zijn huurders vastlegt (protocollen, foto's, handtekeningen, klantgegevens) is het verhuurbedrijf verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken die gegevens in zijn opdracht op grond van art. 28 AVG (verwerkersovereenkomst: www.rentalhandover.com/avv).
We verzamelen accountregistratiegegevens (naam, e-mail, bedrijf), gebruiksgegevens en inspectieprotocollen die door verhuurbedrijven worden aangemaakt, foto's en handtekeningen die tijdens overdrachtssessies worden geüpload, en betalingsgegevens (verwerkt door onze betalingsprovider; wij slaan geen kaartgegevens op). Bij het ondertekenen van een protocol leggen wij als bewijs ook het tijdstip, het IP-adres en de browser van het ondertekenende apparaat vast, plus de locatie - die laatste alleen als de ondertekenaar daar in de browser uitdrukkelijk toestemming voor geeft.
Om de RentalHandover-dienst te leveren en te verbeteren, om transactionele e-mails te versturen (inspectie-PDF's, accountmeldingen) en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. We verkopen of delen je gegevens niet met derden voor marketingdoeleinden.
Servers en database - en daarmee alle account-, klant- en protocolgegevens - draaien bij OVHcloud in een datacenter in Duitsland (Limburg). De website en de app worden rechtstreeks vanaf deze server geleverd. Geüploade bestanden (foto's, handtekeningen en protocol-PDF's) staan in de objectopslag Cloudflare R2 met jurisdictiebinding Europese Unie - ze worden uitsluitend binnen de EU en versleuteld opgeslagen. Elke verbinding met RentalHandover is versleuteld met TLS 1.2 of 1.3. Bestanden zijn niet openbaar opvraagbaar, alleen via tijdelijke, ondertekende links.
Wij maken gebruik van de volgende dienstverleners: OVH GmbH, Keulen, Duitsland (servers en database in Duitsland; onze e-mails worden verstuurd via mailservers in Frankrijk). Cloudflare, Inc., VS (bestandsopslag R2, uitsluitend in de EU). Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Ierland (betalingsverwerking bij betaalde abonnementen - je voert betaalgegevens rechtstreeks bij Stripe in; wij ontvangen geen kaartgegevens). Functional Software, Inc. (Sentry), VS (foutbewaking in de EU-dataregio Duitsland; de foutmelding met het adres en de methode van het mislukte verzoek, een gepseudonimiseerde gebruikers-ID, account-ID, rol en abonnement worden doorgegeven - geen IP-adressen, cookies, formulierinhoud of handtekeningen). Als je inlogt met Google of Apple, ontvangen wij daarvan je naam en e-mailadres. Voor zover een dienstverlener in de VS gevestigd is, berust de doorgifte op het EU-U.S. Data Privacy Framework of op EU-modelcontractbepalingen.
Inspectieprotocollen worden bewaard voor de duur van je abonnement plus 90 dagen na opzegging. Je kunt op elk moment verwijdering van al je gegevens aanvragen.
Onder de AVG heb je recht op inzage, correctie, overdraagbaarheid en verwijdering van je persoonsgegevens. Neem voor het uitoefenen van deze rechten contact op via hello@rentalhandover.com. Je kunt ook een klacht indienen bij je nationale toezichthouder voor gegevensbescherming.
We gebruiken alleen essentiële cookies voor sessiebeheer. Er worden geen tracking- of advertentiecookies gebruikt.
