Bootsübergabe im Charter: ein Ablauf, der zehn Minuten dauert

Eine Bootsübergabe besteht aus zwei Dingen, die gern vermischt werden: der Einweisung und der Zustandsaufnahme. Die Einweisung dauert so lange, wie der Kunde braucht. Die Zustandsaufnahme sollte zehn Minuten dauern, jedes Mal gleich, und sie ist der Teil, der Sie im Streitfall schützt.

Vor dem Kunden: fünf Minuten allein am Boot

Machen Sie die Fotos, bevor der Kunde am Steg steht. Nicht, weil Sie etwas verbergen, sondern weil Sie in Ruhe arbeiten können: Rumpf backbord, Rumpf steuerbord, Bug, Heck, Deck, Cockpit, Motorraum, Betriebsstundenzähler, Tankanzeige. Wer das macht, während der Kunde daneben wartet, wird schnell und lässt Bilder weg.

Vorhandene Schäden markieren Sie direkt auf diesen Fotos. Bei einem Charterboot sind das nach zwei Saisons schnell zehn Stellen: Gelcoat-Riss am Bug, Schrammen an der Scheuerleiste, matte Stellen am Süllrand. Jede einzelne ist später Ihr Argument dafür, dass sie schon da war.

Mit dem Kunden: die Runde

Gehen Sie die Runde gemeinsam, mit dem Protokoll auf dem Telefon oder Tablet. Sie zeigen die markierten Stellen, der Kunde sieht dieselben Bilder, die später im PDF stehen. Was er zusätzlich entdeckt, kommt dazu. Das ist der Moment, in dem Sie beide auf denselben Stand kommen - und der einzige, in dem der Kunde widersprechen kann.

Danach die Zahlen: Betriebsstunden, Tankstand, Wassertank, Gasflasche. Fotografieren Sie die Anzeigen, statt sie nur abzuschreiben.

Die Ausrüstungsliste ist kein Nebenschauplatz

Schwimmwesten, Rettungsinsel, Signalmittel, Festmacher, Fender, Bootshaken, Beiboot, Außenborder, Werkzeug, Ersatzschlüssel. Bei einer Segelyacht kommen Segel, Rollreff und Winschkurbeln dazu. Diese Liste gehört an das Boot, nicht in den Kopf des Mitarbeiters, der gerade Dienst hat.

Hinterlegen Sie sie einmal je Boot und haken Sie sie bei jeder Übergabe ab. Der Nutzen zeigt sich bei der Rückgabe: Eine fehlende Winschkurbel ist dann ein offener Punkt im Protokoll und keine Erinnerungsfrage.

Unterschrift am Steg, nicht im Büro

Der Kunde unterschreibt dort, wo er das Boot gerade gesehen hat. Sobald er im Büro sitzt oder schon abgelegt hat, unterschreibt er etwas, das er nicht mehr prüfen kann - und genau darauf beruft sich später jeder Einwand.

Mit Zeitpunkt, Gerät und, wenn er ihn freigibt, dem Standort ist die Unterschrift einordenbar. Bei Charterkunden aus dem Ausland ist das mehr wert als bei jedem anderen Kundentyp: Der Vorgang lässt sich Monate später auch dann rekonstruieren, wenn niemand mehr erreichbar ist.

Die Rückgabe ist die halbe Arbeit

Wenn die Übergabe sauber ist, ist die Rückgabe schnell: dieselben Blickwinkel, dieselbe Liste, und der Vergleich zeigt, was hinzugekommen ist. Ohne Übergabe dagegen beginnt die Rückgabe mit der Frage, wie es vorher aussah - und die beantwortet niemand aus dem Gedächtnis.

Wenn der Kunde selbst übernimmt

Im Charterbetrieb kommen Kunden oft am Samstagmorgen zeitgleich an. Ein QR-Code am Boot gibt dem Kunden die Möglichkeit, die Fotodokumentation selbst zu starten, während Sie das nächste Boot übergeben. Er fotografiert, markiert, was ihm auffällt, und unterschreibt auf seinem eigenen Telefon. Ohne App und ohne Konto - und Sie bekommen dasselbe Protokoll wie sonst.