Werkstatt-Annahme per App: Fahrzeuge digital annehmen und übergeben

Morgens um halb acht stehen fünf Kunden am Tresen, jeder will seinen Schlüssel loswerden und zur Arbeit. Die Annahme ist dann ein Auftragszettel, ein Kreuz bei "Kratzer vorhanden" und vielleicht ein Foto auf dem Diensthandy, das niemand mehr findet. Das reicht, bis ein Kunde bei der Abholung auf eine Delle zeigt und sagt, die sei vorher nicht da gewesen.

Eine digitale Annahme dauert kaum länger als der Zettel, liefert aber ein Protokoll, das in so einem Moment trägt.

Was eine Fahrzeugannahme festhalten muss

Das Fahrzeug, eindeutig. Das Kennzeichen reicht. Wer es bei jedem Besuch neu abtippt und das Fahrzeug jedes Mal neu anlegt, hat nach einem Jahr zehn Einträge für denselben Golf. Eine gute Werkstatt-App erkennt das Fahrzeug am Kennzeichen wieder, egal ob jemand "M-AB 1234" oder "mab1234" eingibt.

Den Zustand, in Fotos. Vier Seiten, dazu die Stellen, an denen es später Streit gibt: Felgen, Stoßfänger, Windschutzscheibe. Vorschäden werden direkt auf dem Foto markiert, nicht in einem Freitextfeld beschrieben. "Kratzer hinten links" kann vieles heißen, ein Punkt auf dem Bild nicht.

Kilometerstand und Tank- oder Ladestand. Zwei Zahlen, die bei der Abholung oft gefragt werden, und die ohne Protokoll niemand mehr belegen kann.

Was im Fahrzeug liegt. Anzahl der Schlüssel, Serviceheft, Radschloss-Adapter, Wertsachen. Eine kurze Liste zum Abhaken, damit am Ende niemand nach dem zweiten Schlüssel sucht.

Den Auftrag. Die Auftragsnummer aus Ihrem Werkstattsystem und in einem Satz, was der Kunde möchte. So lässt sich das Protokoll später dem Auftrag zuordnen.

Die Unterschrift des Kunden. Mit ihr bestätigt er den Zustand, in dem er das Fahrzeug abgegeben hat, Vorschäden eingeschlossen. Ohne Unterschrift ist die Fotoserie nur eine Sammlung von Bildern.

Die Ausgabe ist der zweite Teil desselben Protokolls

Der eigentliche Nutzen zeigt sich bei der Abholung. Die Ausgabe greift auf die Annahme zurück: Die Vorschäden von damals sind schon markiert, neue Schäden fallen sofort auf, Kilometerstand und Tankstand stehen nebeneinander. Werden bei Annahme und Ausgabe dieselben Fotopositionen genutzt, liegen im PDF die Bilder derselben Stelle nebeneinander. Das Fahrzeug geht so raus, wie es kam, und das lässt sich zeigen.

Tablet am Tresen statt Papier

Am schnellsten geht die Annahme auf einem Tablet: Kennzeichen eingeben, rund ums Auto fotografieren, Schäden antippen, Kunde unterschreibt mit dem Finger. Der Kunde bekommt das Protokoll als PDF per Mail, Sie haben dasselbe Dokument in der Historie und finden es über die Auftragsnummer wieder. Es gibt keine zweite Fassung und keinen Zettel, der in der Ablage verschwindet.

Wichtig ist, dass die App nicht im Weg steht. Wenn ein bekanntes Fahrzeug kommt, sollte der Kunde schon vorgeschlagen sein. Wenn es neu ist, darf das Anlegen nicht mehr verlangen als das Kennzeichen.

Für wen sich das lohnt

Für jede Werkstatt, die schon einmal über einen Kratzer diskutiert hat. Für Autohäuser, deren Annahme dieselbe Frage hat wie jede Werkstatt. Und für Betriebe, die Fahrzeuge umbauen oder aufbereiten und vor der Auslieferung festhalten wollen, in welchem Zustand das Fahrzeug den Hof verlässt.

RentalHandover hat dafür einen Werkstatt-Modus: Annahme und Ausgabe statt Übergabe und Rücknahme. Das Fahrzeug wird bei der Annahme über sein Kennzeichen angelegt und beim nächsten Besuch wiedererkannt, samt Kunde. Auftragsnummer und Kundenwunsch stehen im Protokoll-PDF, und Kundenfahrzeuge belegen keinen Platz in Ihrem Tarif. Wer auch vermietet, schaltet im selben Konto zwischen Vermietung und Werkstatt um.

Wie das in der Praxis aussieht: Die Übergabe-App für die Werkstatt.