Voertuiginname bij de dealer: papier, bedrijfstelefoon of app vergeleken
Een werkorder met kruisjes, foto's op de bedrijfstelefoon of een protocol via een app: wat de drie manieren bij de voertuiginname opleveren en waar ze tekortschieten bij een discussie.
Elke dealer en elke werkplaats neemt dagelijks auto's in, vaak tientallen. Hoe dat wordt vastgelegd, verschilt sterk. In veel bedrijven lopen zelfs twee manieren naast elkaar: de werkorder aan de balie en een paar foto's op de bedrijfstelefoon, als iemand eraan denkt.
Zolang er geen discussie is, werkt elke manier. De vraag is wat er overblijft als een klant bij het ophalen zegt dat de kras nieuw is.
De werkorder
Wat hij oplevert: Hij is snel, iedereen kent hem en er is een vak voor de handtekening van de klant. Kilometerstand, opdracht en wens van de klant staan erop.
Waar hij tekortschiet: Bij de staat van de auto. Een kruisje bij "bestaande schade aanwezig" zegt niet welke. Een schets met streepjes op een geprinte autocontour is beter, maar zelden eenduidig. En na drie maanden ligt de werkorder in een ordner, als hij er nog is.
Foto's op de bedrijfstelefoon
Wat ze opleveren: Foto's laten de staat zien zoals hij was. Een foto van de bestuurderskant met datum is meer waard dan elke beschrijving.
Waar ze tekortschieten: Bij het terugvinden. Honderden foto's in een galerij, zonder kenteken, zonder ordernummer, vaak vanuit de verkeerde hoek. De klant heeft ze nooit gezien en niets bevestigd. En wie heeft de telefoon net als de klant aan de balie staat?
Een protocol via een app
Wat het oplevert: Het combineert beide. De foto's horen bij de auto en de opdracht, bestaande schade is op de foto gemarkeerd en de klant tekent direct op de tablet. Hij krijgt meteen een pdf, jij houdt het origineel. Bij de uitgifte wordt vergeleken met de inname.
Waar het moeite kost: In de eerste dagen. Het team moet wennen aan de nieuwe werkwijze en in het begin duurt de inname iets langer dan een kruisje. Na een week is het routine, en een inname met foto's kost twee tot drie minuten.
Wat telt bij een discussie
Als het tot een discussie komt, beslissen vier vragen:
- Is de staat bij de inname eenduidig vastgelegd?
- Heeft de klant die bevestigd?
- Kun je laten zien dat het document sindsdien niet is veranderd?
- Is het binnen twee minuten terug te vinden?
De werkorder beantwoordt hooguit de tweede. De bedrijfstelefoon hooguit de eerste. Een ondertekend, onveranderlijk protocol met foto's beantwoordt alle vier.
De pragmatische weg
Je hoeft de werkorder niet af te schaffen. Veel bedrijven houden hun ordersysteem en vervangen alleen de vastlegging van de staat. Daarvoor is de werkplaatsmodus in RentalHandover gebouwd: auto aanleggen op kenteken, ordernummer en wens van de klant invullen, foto's met gemarkeerde schade, handtekening op de tablet. Het protocol wordt bij de handtekening verzegeld en via het ordernummer vind je het terug in de historie.
Meer over de werkplaatsmodus: De overdrachts-app voor de werkplaats.
Protocollen die standhouden bij een geschil
RentalHandover maakt overdrachts- en teruggaveprotocollen met foto's, gemarkeerde beschadigingen en handtekening - als pdf, meteen bij de huurder. Free-tarief zonder tijdslimiet.
Gratis starten