Was in ein Übergabeprotokoll gehört

Ein Übergabeprotokoll hat genau eine Aufgabe: Wochen später beweisen, in welchem Zustand das Mietobjekt übergeben wurde. Alles, was diese Aufgabe nicht erfüllt, ist Verwaltungsarbeit ohne Gegenwert. Die folgende Liste ist danach sortiert.

Die zwölf Angaben, auf die es ankommt

1. Wer übergibt, wer übernimmt. Name, E-Mail und Telefonnummer des Mieters, dazu der Mitarbeiter, der die Übergabe durchgeführt hat. Die E-Mail-Adresse ist dabei wichtiger als der Name: Namen wiederholen sich, Adressen praktisch nicht.

2. Welches Objekt. Bezeichnung und Kennung - Kennzeichen, Rumpfnummer, Seriennummer oder Inventarnummer. "Der blaue Transporter" reicht nicht, wenn Sie drei davon haben.

3. Zeitpunkt. Datum und Uhrzeit, nicht nur das Datum. Bei zwei Übergaben am selben Tag entscheidet die Uhrzeit, welches Protokoll das jüngere ist.

4. Kilometer-, Betriebsstunden- oder Zählerstand. Bei Fahrzeugen der Kilometerstand, bei Booten und Maschinen die Betriebsstunden. Fotografieren Sie den Zähler, statt die Zahl nur einzutippen.

5. Tank- oder Ladestand. Bei Elektrofahrzeugen in Prozent, bei Verbrennern mindestens in Vierteln. Wer "voll" notiert, obwohl drei Viertel im Tank waren, hat bei der Rückgabe keine Grundlage mehr.

6. Fotos vom Gesamtzustand. Alle vier Seiten, Dach und Innenraum, bei Booten zusätzlich Rumpf und Deck. Diese Bilder beweisen später nicht nur einzelne Schäden, sondern auch, was es an diesem Tag noch nicht gab.

7. Vorhandene Schäden, markiert auf dem Foto. Ein Text wie "Kratzer hinten links" ist auslegbar. Eine Markierung auf dem Bild ist es nicht.

8. Die Beschreibung zum Schaden. Was ist es, wie groß, seit wann bekannt. Zwei Wörter genügen, aber sie müssen da sein.

9. Zubehör und Inventar. Warndreieck, Warnwesten, Ladekabel, Schwimmwesten, Ersatzschlüssel. Am besten als feste Liste am Objekt, die bei jeder Übergabe abgehakt wird - dann fehlt hinterher nicht die Diskussion, ob es je dabei war.

10. Vereinbarungen, die vom Standard abweichen. Späte Rückgabe, zweiter Fahrer, Fahrt ins Ausland. Genau diese Abweichungen sind es, an die sich später niemand mehr gleich erinnert.

11. Unterschrift des Mieters. Digital oder auf Papier, aber mit Zeitpunkt. Eine Unterschrift ohne Zeitangabe kann nachträglich niemand einordnen.

12. Eine Kopie für den Mieter. Wer das Protokoll nicht bekommt, kann später behaupten, es nicht gekannt zu haben. Ein PDF per E-Mail erledigt das in dem Moment, in dem unterschrieben wird.

Drei Angaben, die sich niemand sparen sollte, aber viele weglassen

Die IP-Adresse und das Gerät beim Unterschreiben klingen nach Technik, sind aber der Unterschied zwischen einer Unterschrift und einer belegbaren Unterschrift. Dasselbe gilt für den Standort, sofern der Unterzeichner ihn freigibt: er beantwortet die Frage, ob wirklich am Steg unterschrieben wurde.

Und schließlich die Verknüpfung zwischen Übergabe und Rücknahme. Ein Rücknahmeprotokoll, das nicht auf seine Übergabe zeigt, zwingt Sie im Streitfall dazu, zwei Dokumente von Hand zusammenzusuchen - meist Monate später.

Drei Angaben, die Sie sich sparen können

Die Wetterlage. Sie steht in vielen Vorlagen und hat noch nie einen Streit entschieden.

Die Unterschrift des Mitarbeiters auf jedem Blatt. Einmal am Ende genügt, sofern das Dokument als Ganzes abgeschlossen ist.

Freitextfelder ohne Frage dahinter. "Sonstiges" wird in der Praxis leer gelassen oder mit "alles ok" gefüllt. Beides hilft niemandem.

Warum die Reihenfolge zählt

Ein Protokoll wird nicht am Schreibtisch ausgefüllt, sondern im Stehen, an der Schlüsselübergabe, oft im Regen. Was zuerst kommt, wird ausgefüllt. Was am Ende steht, fällt weg, sobald es eilig wird. Deshalb gehören Fotos und Schäden nach vorn und Freitext nach hinten - und nicht umgekehrt, wie in den meisten Papiervorlagen.

In RentalHandover ist genau das die Reihenfolge des Assistenten: Objekt, Fotos, Mängel, Messwerte, Unterschrift. Das Protokoll ist fertig, bevor der Mieter im Fahrzeug sitzt, und liegt in dem Moment als PDF in seinem Postfach.