Ce que doit contenir un procès-verbal de remise

Un procès-verbal de remise n'a qu'une seule mission : prouver, des semaines plus tard, dans quel état l'objet de location a été remis. Tout ce qui ne sert pas cette mission est du travail administratif sans contrepartie. La liste ci-dessous est classée selon ce critère.

Les douze informations qui comptent

1. Qui remet, qui prend en charge. Nom, e-mail et numéro de téléphone du locataire, ainsi que le collaborateur qui a effectué la remise. L'adresse e-mail compte plus que le nom : les noms se répètent, les adresses pratiquement jamais.

2. Quel objet. Désignation et identifiant - plaque d'immatriculation, numéro de coque, numéro de série ou numéro d'inventaire. "La camionnette bleue" ne suffit pas si vous en avez trois.

3. Le moment. La date et l'heure, pas seulement la date. Avec deux remises le même jour, c'est l'heure qui dit quel procès-verbal est le plus récent.

4. Kilométrage, heures moteur ou relevé de compteur. Pour un véhicule le kilométrage, pour un bateau ou une machine les heures de fonctionnement. Photographiez le compteur au lieu de vous contenter de taper le chiffre.

5. Niveau de carburant ou de charge. En pourcentage pour un véhicule électrique, au moins en quarts pour un moteur thermique. Celui qui note "plein" alors que le réservoir était aux trois quarts n'a plus aucune base au retour.

6. Des photos de l'état général. Les quatre côtés, le toit et l'intérieur, et pour un bateau en plus la coque et le pont. Ces images ne prouvent pas seulement des dommages précis, mais aussi ce qui n'existait pas encore ce jour-là.

7. Les dommages existants, marqués sur la photo. Un texte comme "rayure à l'arrière gauche" laisse place à l'interprétation. Un repère sur l'image, non.

8. La description du dommage. De quoi s'agit-il, quelle taille, connu depuis quand. Deux mots suffisent, mais ils doivent y être.

9. Accessoires et inventaire. Triangle, gilets de sécurité, câble de recharge, gilets de sauvetage, double des clés. Idéalement sous forme de liste fixe liée à l'objet, cochée à chaque remise - on évite ainsi de discuter après coup pour savoir si l'élément a jamais été là.

10. Les accords qui sortent de l'ordinaire. Retour tardif, second conducteur, déplacement à l'étranger. Ce sont précisément ces écarts dont plus personne ne se souvient de la même façon par la suite.

11. La signature du locataire. Numérique ou sur papier, mais avec l'horodatage. Une signature sans indication de moment, personne ne peut la situer après coup.

12. Une copie pour le locataire. Celui qui n'a pas reçu le procès-verbal peut affirmer plus tard qu'il n'en avait pas connaissance. Un PDF envoyé par e-mail règle la question au moment même de la signature.

Trois informations à ne pas négliger, souvent oubliées

L'adresse IP et l'appareil au moment de la signature ont l'air d'un détail technique, mais ils font la différence entre une signature et une signature démontrable. Il en va de même pour la localisation, si le signataire l'autorise : elle répond à la question de savoir si la signature a vraiment eu lieu sur le ponton.

Enfin, le lien entre la remise et le retour. Un procès-verbal de retour qui ne renvoie pas à sa remise vous oblige, en cas de litige, à rassembler deux documents à la main - le plus souvent des mois plus tard.

Trois informations dont vous pouvez vous passer

La météo. Elle figure dans beaucoup de modèles et n'a jamais tranché un litige.

La signature du collaborateur sur chaque page. Une seule fois à la fin suffit, dès lors que le document est clôturé dans son ensemble.

Les champs libres sans question derrière. Dans la pratique, la rubrique "Divers" reste vide ou se remplit d'un "tout est ok". Ni l'un ni l'autre n'aide qui que ce soit.

Pourquoi l'ordre compte

Un procès-verbal ne se remplit pas à un bureau, mais debout, au moment de remettre les clés, souvent sous la pluie. Ce qui vient en premier est rempli. Ce qui se trouve à la fin saute dès qu'on est pressé. Les photos et les dommages ont donc leur place au début et le texte libre à la fin - et non l'inverse, comme dans la plupart des modèles papier.

Dans RentalHandover, c'est exactement l'ordre de l'assistant : objet, photos, dommages, relevés, signature. Le procès-verbal est terminé avant que le locataire ne soit installé dans le véhicule, et il arrive au même moment en PDF dans sa boîte mail.