Wat in een overdrachtsprotocol hoort

Een overdrachtsprotocol heeft precies één taak: weken later aantonen in welke staat het huurobject is overgedragen. Alles wat die taak niet vervult, is administratie zonder tegenwaarde. De lijst hieronder is daarop gesorteerd.

De twaalf gegevens waar het om draait

1. Wie draagt over, wie neemt over. Naam, e-mail en telefoonnummer van de huurder, plus de medewerker die de overdracht heeft gedaan. Het e-mailadres is daarbij belangrijker dan de naam: namen komen vaker voor, adressen vrijwel niet.

2. Welk object. Omschrijving en kenmerk - kenteken, rompnummer, serienummer of inventarisnummer. "Het blauwe busje" is niet genoeg als je er drie hebt.

3. Tijdstip. Datum en tijd, niet alleen de datum. Bij twee overdrachten op dezelfde dag bepaalt de tijd welk protocol het recentste is.

4. Kilometerstand, draaiuren of meterstand. Bij voertuigen de kilometerstand, bij boten en machines de draaiuren. Fotografeer de teller in plaats van het getal alleen in te typen.

5. Brandstof- of laadniveau. Bij elektrische voertuigen in procenten, bij brandstofmotoren minstens in kwarten. Wie "vol" noteert terwijl de tank driekwart vol was, heeft bij de teruggave geen basis meer.

6. Foto's van de totale staat. Alle vier de kanten, dak en interieur, bij boten ook romp en dek. Die foto's bewijzen later niet alleen losse schades, maar ook wat er die dag nog niet was.

7. Bestaande schade, gemarkeerd op de foto. Een tekst als "kras achter links" is voor meerdere uitleg vatbaar. Een markering op de foto niet.

8. De omschrijving bij de schade. Wat is het, hoe groot, sinds wanneer bekend. Twee woorden zijn genoeg, maar ze moeten er staan.

9. Toebehoren en inventaris. Gevarendriehoek, veiligheidsvesten, laadkabel, reddingsvesten, reservesleutel. Het liefst als vaste lijst bij het object die bij elke overdracht wordt afgevinkt - dan blijft achteraf de discussie uit of iets er ooit bij zat.

10. Afspraken die afwijken van de standaard. Late teruggave, tweede bestuurder, rit naar het buitenland. Juist die afwijkingen herinnert later niemand zich meer op dezelfde manier.

11. Handtekening van de huurder. Digitaal of op papier, maar met tijdstip. Een handtekening zonder tijd kan achteraf niemand plaatsen.

12. Een kopie voor de huurder. Wie het protocol niet krijgt, kan later beweren het niet te kennen. Een pdf per e-mail regelt dat op het moment dat er wordt getekend.

Drie gegevens die niemand zou moeten overslaan, maar velen weglaten

Het IP-adres en het apparaat bij het tekenen klinken technisch, maar ze zijn het verschil tussen een handtekening en een aantoonbare handtekening. Hetzelfde geldt voor de locatie, als de ondertekenaar die vrijgeeft: die beantwoordt de vraag of er echt aan de steiger is getekend.

En ten slotte de koppeling tussen overdracht en teruggave. Een teruggaveprotocol dat niet naar zijn overdracht verwijst, dwingt je bij een geschil om twee documenten met de hand bij elkaar te zoeken - meestal maanden later.

Drie gegevens die je jezelf kunt besparen

Het weer. Het staat in veel sjablonen en heeft nog nooit een geschil beslecht.

De handtekening van de medewerker op elk blad. Eén keer aan het eind is genoeg, zolang het document als geheel is afgesloten.

Vrije tekstvelden zonder vraag erachter. "Overig" blijft in de praktijk leeg of wordt gevuld met "alles ok". Geen van beide helpt iemand.

Waarom de volgorde telt

Een protocol wordt niet aan het bureau ingevuld, maar staand, bij het overhandigen van de sleutel, vaak in de regen. Wat eerst komt, wordt ingevuld. Wat aan het eind staat, valt weg zodra het haast heeft. Daarom horen foto's en schade vooraan en vrije tekst achteraan - en niet andersom, zoals in de meeste papieren sjablonen.

In RentalHandover is precies dat de volgorde van de wizard: object, foto's, schade, meetwaarden, handtekening. Het protocol is klaar voordat de huurder in het voertuig zit, en staat op dat moment als pdf in zijn mailbox.