Réception atelier par application : accueillir et restituer les véhicules en numérique

Sept heures et demie du matin, cinq clients au comptoir, chacun veut déposer sa clé et filer au travail. La réception se résume alors à un ordre de réparation, une croix dans la case "rayures présentes" et peut-être une photo sur le téléphone de l'atelier que personne ne retrouvera. Cela suffit, jusqu'au jour où un client montre une bosse au moment de reprendre sa voiture et affirme qu'elle n'y était pas avant.

Une réception numérique ne prend guère plus de temps que la fiche papier, mais elle produit un procès-verbal qui tient la route dans ce genre de situation.

Ce qu'une réception de véhicule doit consigner

Le véhicule, sans ambiguïté. La plaque d'immatriculation suffit. Si on la retape à chaque visite et qu'on recrée le véhicule à chaque fois, on se retrouve au bout d'un an avec dix fiches pour la même Clio. Une bonne application d'atelier reconnaît le véhicule à sa plaque, que l'on saisisse "AB-123-CD" ou "ab123cd".

L'état, en photos. Les quatre côtés, plus les endroits qui font débat plus tard : jantes, pare-chocs, pare-brise. Les dommages existants sont marqués directement sur la photo, pas décrits dans un champ de texte libre. "Rayure arrière gauche" peut vouloir dire beaucoup de choses, un point sur l'image non.

Kilométrage et niveau de carburant ou de charge. Deux chiffres souvent demandés à la restitution, et que plus personne ne peut prouver sans procès-verbal.

Ce qui se trouve dans le véhicule. Nombre de clés, carnet d'entretien, adaptateur d'écrou antivol, objets de valeur. Une courte liste à cocher, pour qu'à la fin personne ne cherche la deuxième clé.

L'ordre de réparation. Le numéro d'ordre issu de votre logiciel d'atelier et, en une phrase, ce que souhaite le client. Le procès-verbal peut ainsi être rattaché à l'ordre plus tard.

La signature du client. Par elle, il confirme l'état dans lequel il a déposé le véhicule, dommages existants compris. Sans signature, la série de photos n'est qu'une collection d'images.

La restitution est la deuxième partie du même procès-verbal

Le véritable intérêt apparaît au moment où le client reprend son véhicule. La restitution s'appuie sur la réception : les dommages existants de l'époque sont déjà marqués, les nouveaux sautent aux yeux, kilométrage et niveau de carburant figurent côte à côte. Si les mêmes positions de photo sont utilisées à la réception et à la restitution, le PDF place les images du même endroit l'une à côté de l'autre. Le véhicule repart comme il est arrivé, et vous pouvez le montrer.

Une tablette au comptoir plutôt que du papier

Sur une tablette, la réception va le plus vite : saisir la plaque, faire le tour de la voiture en photographiant, toucher les dommages, le client signe du doigt. Le client reçoit le procès-verbal en PDF par e-mail, vous avez le même document dans l'historique et vous le retrouvez par le numéro d'ordre. Il n'existe pas de deuxième version ni de fiche qui disparaît dans un classeur.

L'essentiel, c'est que l'application ne gêne pas. Quand un véhicule connu arrive, le client devrait déjà être proposé. Quand il est nouveau, sa création ne doit rien demander de plus que la plaque.

Pour qui cela vaut la peine

Pour tout atelier qui a déjà discuté d'une rayure. Pour les concessions, dont la réception pose la même question que n'importe quel atelier. Et pour les entreprises qui transforment ou préparent des véhicules et veulent consigner, avant la livraison, dans quel état le véhicule quitte leurs locaux.

RentalHandover dispose pour cela d'un mode atelier : réception et restitution au lieu de remise et retour. Le véhicule est créé à la réception par sa plaque et reconnu à la visite suivante, client compris. Le numéro d'ordre et la demande du client figurent dans le PDF du procès-verbal, et les véhicules clients n'occupent aucune place dans votre forfait. Si vous faites aussi de la location, vous basculez entre location et atelier dans le même compte.