Voertuiginname in de werkplaats per app: inname en aflevering vastgelegd

Half acht 's ochtends, vijf klanten aan de balie, en iedereen wil zijn sleutel kwijt en naar zijn werk. De inname is dan een werkorder, een kruisje bij "krassen aanwezig" en misschien een foto op de werkplaatstelefoon die later niemand meer vindt. Dat gaat goed tot een klant bij het ophalen naar een deuk wijst en zegt dat die er eerst niet zat.

Een digitale inname duurt nauwelijks langer dan de werkorder, maar levert een verslag op dat op zo'n moment standhoudt.

Wat een voertuiginname moet vastleggen

Het voertuig, eenduidig. Het kenteken is genoeg. Wie het bij elk bezoek opnieuw intypt en de auto telkens opnieuw aanmaakt, heeft na een jaar tien regels voor dezelfde auto. Een goede werkplaats-app herkent het voertuig aan het kenteken, hoe je het ook intypt.

De staat, in foto's. Vier kanten, plus de plekken waar later discussie over komt: velgen, bumpers, voorruit. Bestaande schade markeer je op de foto zelf, niet in een tekstveld. "Kras achter links" kan van alles betekenen, een punt op de foto niet.

Kilometerstand en brandstof- of laadniveau. Twee getallen waar klanten bij het ophalen vaak naar vragen, en die zonder verslag niemand kan aantonen.

Wat er in de auto ligt. Aantal sleutels, onderhoudsboekje, slotbout-adapter, waardevolle spullen. Een korte lijst om af te vinken, zodat aan het eind niemand de tweede sleutel zoekt.

De opdracht. Het ordernummer uit je werkplaatssysteem en in één zin wat de klant wil. Zo hoort het verslag later bij de juiste opdracht.

De handtekening van de klant. Daarmee bevestigt de klant in welke staat hij de auto heeft afgegeven, bestaande schade inbegrepen. Zonder handtekening zijn de foto's alleen een verzameling plaatjes.

De aflevering is de tweede helft van hetzelfde verslag

Het echte voordeel zie je bij het ophalen. De aflevering bouwt op de inname: de schade van toen staat al gemarkeerd, nieuwe schade valt meteen op, en kilometerstand en brandstofniveau staan naast elkaar. Gebruik je bij inname en aflevering dezelfde fotoposities, dan zet de pdf de foto's van dezelfde plek naast elkaar. De auto gaat weg zoals hij kwam, en dat kun je laten zien.

Een tablet aan de balie in plaats van papier

Op een tablet gaat de inname het snelst: kenteken invoeren, rond de auto fotograferen, schade aantikken, de klant tekent met zijn vinger. De klant krijgt het verslag als pdf per mail, jij hebt hetzelfde document in je historie en vindt het terug op ordernummer. Er is geen tweede versie en geen briefje dat in een map verdwijnt.

RentalHandover heeft hiervoor een werkplaatsmodus: inname en aflevering in plaats van overdracht en teruggave. Het voertuig wordt bij de inname op kenteken aangemaakt en bij het volgende bezoek herkend, samen met de klant. Ordernummer en klantwens staan in de pdf, en klantvoertuigen nemen geen plaats in je abonnement in. Verhuur je ook, dan wissel je in hetzelfde account tussen verhuur en werkplaats.

Hoe dat er in de praktijk uitziet: De overdrachts-app voor de werkplaats.