Ersatzwagen aus der Werkstatt: richtig übergeben und zurücknehmen

Für viele Kunden ist der Ersatzwagen der Grund, eine Reparatur überhaupt bei Ihnen machen zu lassen. Für die Werkstatt heißt das: Am Tresen wechseln nicht ein, sondern zwei Fahrzeuge den Besitzer. Das Kundenfahrzeug kommt herein, der Ersatzwagen geht hinaus.

In der Praxis wird das zweite oft vergessen. Die Annahme des Kundenfahrzeugs ist Routine, der Ersatzwagen bekommt einen Schlüssel und einen Satz: "Bitte vollgetankt zurück." Wenn er nach drei Tagen mit einer neuen Schramme an der Felge zurückkommt, weiß niemand, ob sie schon vorher da war.

Zwei Fahrzeuge, zwei Richtungen

Die beiden Übergaben sehen ähnlich aus, haben aber unterschiedliche Fragen:

• Kundenfahrzeug (Annahme und Ausgabe): Hat die Werkstatt etwas beschädigt? Hier schützt das Protokoll die Werkstatt vor dem Vorwurf, einen alten Schaden verursacht zu haben.
• Ersatzwagen (Übergabe und Rücknahme): Hat der Kunde etwas beschädigt? Hier schützt das Protokoll die Werkstatt davor, auf einem Schaden des Kunden sitzen zu bleiben.

Beide Male geht es um den Zustand vorher und nachher. Nur die Seite, die einen Schaden belegen muss, ist eine andere.

Was beim Ersatzwagen ins Protokoll gehört

Fotos rundum, wie bei jedem Mietwagen. Ersatzwagen sind oft ältere Fahrzeuge mit vielen kleinen Spuren. Gerade dann ist wichtig, welche Spuren schon da waren.

Kilometer- und Tankstand. "Bitte vollgetankt zurück" funktioniert nur, wenn festgehalten ist, wie voll er war. Dasselbe gilt für Kilometer, wenn Sie eine Freigrenze haben.

Die Unterschrift des Kunden. Für den Ersatzwagen ist der Kunde der Mieter. Mit seiner Unterschrift bestätigt er den Zustand, in dem er das Auto bekommen hat, genau wie bei einer Autovermietung.

Beides in einem Durchgang

Der Kunde will nicht zweimal am Tresen stehen. Am schnellsten geht es, wenn beide Protokolle hintereinander entstehen: erst die Annahme seines Autos, dann die Übergabe des Ersatzwagens. Er unterschreibt beide auf demselben Tablet und bekommt beide PDFs per Mail.

Bei der Abholung läuft es andersherum: Rücknahme des Ersatzwagens mit Vergleich, dann Ausgabe seines eigenen Autos mit Vergleich. Neue Schäden fallen auf beiden Seiten sofort auf, und Sie können sie ansprechen, solange der Kunde noch da ist.

Vermietung und Werkstatt in einem Konto

In RentalHandover laufen beide Richtungen in einem Konto. Der Ersatzwagen steht in Ihrer Flotte, Übergabe und Rücknahme laufen wie bei einer Vermietung mit Fotos, Kilometer- und Tankstand und dem Vergleich bei der Rückgabe. Das Kundenfahrzeug nehmen Sie im Werkstatt-Modus per Kennzeichen an. Im Assistenten schalten Sie zwischen beiden um, und Kundenfahrzeuge belegen keinen Platz in Ihrem Tarif.

Mehr zum Werkstatt-Modus: Die Übergabe-App für die Werkstatt.