Schlüssel, Wertsachen, Serviceheft: das Inventar bei der Fahrzeugannahme

Bei der Fahrzeugannahme denken die meisten an Kratzer und Dellen. Die unangenehmsten Gespräche bei der Abholung drehen sich aber oft um etwas anderes: "Wo ist mein Zweitschlüssel?", "Im Handschuhfach lag eine Sonnenbrille." oder "Das Serviceheft war doch im Auto."

Solche Fragen lassen sich ohne Dokumentation kaum klären. Der Kunde ist sicher, dass er alles abgegeben hat. Die Werkstatt ist sicher, dass sie nichts angefasst hat. Und weil es um kleine Beträge geht, endet es meist mit Kulanz und einem schlechten Gefühl auf beiden Seiten.

Was zum Inventar gehört

Nicht jede Werkstatt braucht dieselbe Liste, aber einige Posten tauchen immer wieder auf:

• Schlüssel: Anzahl der übergebenen Schlüssel und Karten, mit oder ohne Fernbedienung. Ein fehlender Zweitschlüssel kostet bei manchen Modellen mehrere hundert Euro.
• Fahrzeugpapiere und Serviceheft: Liegen sie im Auto oder hat der Kunde sie mitgenommen? Bei einem Service mit Stempel im Heft ist das keine Nebensache.
• Wertsachen: Sonnenbrille, Ladekabel, Navigationsgerät, Kindersitz. Was der Kunde im Auto lässt, sollte er bei der Annahme benennen oder herausnehmen.
• Zubehör: Warndreieck, Verbandskasten, Ladekabel beim E-Auto, Abdeckung des Kofferraums. Gerade nach Arbeiten am Kofferraum fehlt gern etwas.

Abhaken statt aufschreiben

Freitext hilft wenig. "Schlüssel abgegeben" sagt nicht, wie viele. Eine feste Liste, die bei jeder Annahme abgehakt wird, ist schneller und eindeutiger: Jeder Posten ist entweder vorhanden oder fehlt, und was fehlt, steht im Protokoll.

Wichtig ist, dass der Kunde die Liste sieht, bevor er unterschreibt. Dann ist die Frage nach dem Zweitschlüssel schon bei der Annahme beantwortet, nicht erst drei Tage später am Telefon.

Wertsachen: lieber herausnehmen

Für Wertsachen gilt eine einfache Regel: Was nicht im Auto ist, kann nicht verschwinden. Eine kurze Frage bei der Annahme, ob noch etwas Wertvolles im Auto liegt, erspart viele Diskussionen. Bleibt etwas drin, gehört es auf die Liste.

Bei der Ausgabe: dieselbe Liste noch einmal

Bei der Ausgabe wird die Liste ein zweites Mal durchgegangen. Zwei Schlüssel angenommen, zwei Schlüssel ausgegeben. Serviceheft angenommen und gestempelt zurück. Was beide Male abgehakt ist, braucht keine Diskussion mehr.

So geht es in RentalHandover

Im Werkstatt-Modus hinterlegen Sie einmal, was bei Ihnen zur Annahme gehört, etwa Schlüssel, Wertsachen und Serviceheft. Bei jeder Annahme wird die Liste abgehakt und steht vollständig im PDF, auch mit dem, was fehlt. Der Kunde unterschreibt Zustand und Inventar zusammen, und bei der Ausgabe wird mit der Annahme verglichen.

Mehr zum Werkstatt-Modus: Die Übergabe-App für die Werkstatt.