Vervangende auto van de werkplaats: goed overdragen en terugnemen

Voor veel klanten is de vervangende auto de reden om een reparatie bij jou te laten doen. Voor de werkplaats betekent dat: aan de balie wisselen niet één maar twee auto's van eigenaar. De auto van de klant komt binnen, de vervangende auto gaat naar buiten.

In de praktijk wordt de tweede vaak vergeten. De inname van de klantauto is routine, de vervangende auto krijgt een sleutel en één zin mee: "Graag met een volle tank terug." Komt hij na drie dagen terug met een nieuwe kras op de velg, dan weet niemand of die er al zat.

Twee auto's, twee richtingen

De twee overdrachten lijken op elkaar, maar draaien om verschillende vragen:

• Klantauto (inname en uitgifte): heeft de werkplaats iets beschadigd? Hier beschermt het protocol de werkplaats tegen het verwijt een oude schade te hebben veroorzaakt.
• Vervangende auto (overdracht en teruggave): heeft de klant iets beschadigd? Hier beschermt het protocol de werkplaats ertegen op te draaien voor schade van de klant.

Beide keren gaat het om de staat voor en na. Alleen de partij die schade moet aantonen, is een andere.

Wat er bij de vervangende auto in het protocol hoort

Foto's rondom, zoals bij elke huurauto. Vervangende auto's zijn vaak oudere auto's met veel kleine sporen. Juist dan is belangrijk welke sporen er al waren.

Kilometerstand en brandstofniveau. "Graag met een volle tank terug" werkt alleen als is vastgelegd hoe vol hij was. Hetzelfde geldt voor kilometers als je een vrije grens hanteert.

De handtekening van de klant. Voor de vervangende auto is de klant de huurder. Met zijn handtekening bevestigt hij de staat waarin hij de auto heeft gekregen, precies zoals bij een autoverhuur.

Beide in één keer

De klant wil niet twee keer aan de balie staan. Het snelst gaat het als beide protocollen na elkaar ontstaan: eerst de inname van zijn auto, dan de overdracht van de vervangende auto. Hij tekent beide op dezelfde tablet en krijgt beide pdf's per e-mail.

Bij het ophalen gaat het andersom: teruggave van de vervangende auto met vergelijking, daarna uitgifte van zijn eigen auto met vergelijking. Nieuwe schade valt aan beide kanten direct op, en je kunt het bespreken zolang de klant er nog is.

Verhuur en werkplaats in één account

In RentalHandover lopen beide richtingen in één account. De vervangende auto staat in je vloot, overdracht en teruggave verlopen zoals bij verhuur, met foto's, kilometerstand, brandstofniveau en de vergelijking bij de teruggave. De klantauto neem je in de werkplaatsmodus in op kenteken. In de assistent schakel je tussen beide, en klantauto's nemen geen plaats in je abonnement in.

Meer over de werkplaatsmodus: De overdrachts-app voor de werkplaats.