Sleutels, waardevolle spullen, onderhoudsboekje: de inventaris bij de voertuiginname

Bij de voertuiginname denken de meesten aan krassen en deuken. De vervelendste gesprekken bij het ophalen gaan echter vaak over iets anders: "Waar is mijn reservesleutel?", "In het dashboardkastje lag een zonnebril." of "Het onderhoudsboekje lag toch in de auto."

Zulke vragen zijn zonder vastlegging nauwelijks op te lossen. De klant weet zeker dat hij alles heeft afgegeven. De werkplaats weet zeker dat ze niets heeft aangeraakt. En omdat het om kleine bedragen gaat, eindigt het meestal met een coulanceregeling en een vervelend gevoel aan beide kanten.

Wat bij de inventaris hoort

Niet elke werkplaats heeft dezelfde lijst nodig, maar sommige posten komen steeds terug:

• Sleutels: het aantal afgegeven sleutels en pasjes, met of zonder afstandsbediening. Een ontbrekende reservesleutel kost bij sommige modellen honderden euro's.
• Kentekenbewijs en onderhoudsboekje: liggen ze in de auto of heeft de klant ze meegenomen? Bij een onderhoudsbeurt met stempel in het boekje is dat geen bijzaak.
• Waardevolle spullen: zonnebril, laadkabel, navigatiesysteem, kinderzitje. Wat de klant in de auto laat, moet hij bij de inname noemen of eruit halen.
• Accessoires: gevarendriehoek, verbanddoos, laadkabel bij de elektrische auto, hoedenplank. Juist na werk aan de kofferbak ontbreekt er nogal eens iets.

Afvinken in plaats van opschrijven

Vrije tekst helpt weinig. "Sleutels afgegeven" zegt niet hoeveel. Een vaste lijst die bij elke inname wordt afgevinkt, is sneller en eenduidiger: elke post is aanwezig of ontbreekt, en wat ontbreekt staat in het protocol.

Belangrijk is dat de klant de lijst ziet voordat hij tekent. Dan is de vraag naar de reservesleutel al bij de inname beantwoord, niet pas drie dagen later aan de telefoon.

Waardevolle spullen: liever eruit

Voor waardevolle spullen geldt een eenvoudige regel: wat niet in de auto ligt, kan niet verdwijnen. Een korte vraag bij de inname of er nog iets waardevols in de auto ligt, voorkomt veel discussies. Blijft er iets liggen, dan komt het op de lijst.

Bij de uitgifte: dezelfde lijst nog een keer

Bij de uitgifte wordt de lijst nog een keer doorgelopen. Twee sleutels ingenomen, twee sleutels uitgegeven. Onderhoudsboekje ingenomen en met stempel terug. Wat beide keren is afgevinkt, hoeft geen discussie meer te worden.

Zo werkt het in RentalHandover

In de werkplaatsmodus leg je één keer vast wat bij jou bij de inname hoort, bijvoorbeeld sleutels, waardevolle spullen en onderhoudsboekje. Bij elke inname wordt de lijst afgevinkt en staat hij volledig in de pdf, ook met wat ontbreekt. De klant tekent voor staat en inventaris samen, en bij de uitgifte wordt vergeleken met de inname.

Meer over de werkplaatsmodus: De overdrachts-app voor de werkplaats.