Huurauto terugnemen zonder discussie

Bij de teruggave van een huurauto gaat het zelden om grote ongelukken. Het gaat om de kras in het bestuurdersportier, om een halfvolle tank en om de vraag wie de schoonmaak betaalt. Drie situaties, drie verschillende soorten bewijs.

Situatie 1: De nieuwe kras

De klant zegt dat hij er al zat. Jij gelooft dat niet. Zonder foto van de overdracht komt het neer op de vraag wiens verhaal geloofwaardiger klinkt, en dat is geen goede basis voor een factuur.

Wat helpt: een foto van dezelfde plek bij de overdracht, waarop die plek onbeschadigd te zien is. Daarom zijn overzichtsfoto's van alle vier de kanten belangrijker dan close-ups van losse plekken - de kras die later opduikt, is bij de overdracht nog niet bekend en wordt dus niet apart gefotografeerd.

Met gemarkeerde bestaande schade wordt het een eenvoudige vaststelling: wat gemarkeerd was, was bekend. Wat nu gemarkeerd wordt en eerder niet, is nieuw.

Situatie 2: De tank

"Vol terug" is een afspraak, geen bewijs. Een foto van de brandstofmeter met de kilometerstand in hetzelfde beeld is allebei. Bij elektrische auto's geldt hetzelfde voor het laadniveau, alleen is de waarde daar nauwkeuriger: procenten in plaats van kwarten.

Belangrijk is dat beide waarden van dezelfde foto komen. Een kilometerstand van de teruggave en een tankfoto van de overdracht bewijzen niets.

Situatie 3: Terugbrengen buiten openingstijden

Sleutel in de brievenbus, auto op het parkeerterrein. Jij vindt hem de volgende ochtend. Tussen het terugbrengen en jouw opname zitten tien uur waarin van alles kan zijn gebeurd.

Leg in dat geval twee dingen vast: de staat en het tijdstip van jouw opname, uitdrukkelijk met de vermelding dat de huurder niet aanwezig was. Dat is geen perfecte bewijspositie, maar wel een duidelijke - en veel beter dan een protocol dat eruitziet alsof de klant erbij was.

Beter is de variant waarbij de klant de teruggave zelf vastlegt voordat hij de sleutel in de bus gooit: hij fotografeert de auto, vult kilometerstand en tank in en tekent. Dan heb je de staat op het juiste moment, bevestigd door degene die als laatste heeft gereden.

Wat het verschil maakt

Niet de hoeveelheid documentatie is doorslaggevend, maar of die vergelijkbaar is. Twaalf foto's van de teruggave zijn waardeloos als er van de overdracht maar drie zijn. Fotografeer beide keren dezelfde hoeken, in dezelfde volgorde, en laat beide keren tekenen.

Zet je protocol de overdracht bij de teruggave automatisch ernaast, dan kost het vergelijken geen tijd meer - het is gewoon wat je op het scherm ziet terwijl je de teruggave vastlegt.