Haal- en brengservice: de staat van de auto vastleggen bij de klant voor de deur

Voor veel werkplaatsen is de haal- en brengservice de reden dat klanten blijven. De klant hoeft niet te komen: de chauffeur haalt de auto 's ochtends voor de deur op en brengt hem 's avonds terug. Handig voor de klant, maar met een gat: bij het ophalen staat er niemand van de receptie naast.

De chauffeur krijgt de sleutel, stapt in en rijdt weg. De staat van de auto heeft op dat moment niemand vastgelegd. Wat in de werkplaats als bestaande schade opvalt, kan net zo goed onderweg zijn ontstaan. En als de klant 's avonds een deuk vindt, staat hij sterk.

Waar het gat ontstaat

In de werkplaats verloopt de inname meestal netjes: de klant staat aan de balie, de auto op het terrein en iemand loopt er één keer omheen. Bij de haal- en brengservice ontbreken alle drie. De klant is vaak al onderweg naar zijn werk, de auto staat op de oprit of in de parkeergarage en de chauffeur heeft nog drie ophaaladressen te gaan.

Dan is er nog de rit zelf. Tussen klant en werkplaats liggen kilometers stadsverkeer, parkeergarages en smalle inritten. Nieuwe schade op die route is jouw schade. Oude schade die niemand heeft vastgelegd, wordt al snel ook de jouwe.

Wat de chauffeur bij het ophalen moet doen

Foto's voor vertrek, niet pas in de werkplaats. Het moment dat telt is de overname ter plekke. Vier zijden, velgen, voorruit en de kilometerstand zijn genoeg, als ze steeds in dezelfde volgorde worden gemaakt.

Bestaande schade op de foto markeren. Een kras op de bumper is op een overzichtsfoto vaak nauwelijks te zien. Een punt op de foto en twee woorden erbij maken hem eenduidig.

Handtekening van de klant, als hij er is. Is de klant bij de overdracht, dan tekent hij direct op de telefoon van de chauffeur. Is hij er niet, dan zijn foto's met tijdstempel het beste bewijs, en krijgt de klant het protocol per e-mail voordat de auto in de werkplaats aankomt.

Het protocol direct versturen. Wie om zeven uur 's ochtends een mail met foto's van zijn auto krijgt, weet dat de werkplaats zorgvuldig werkt. En hij weet welke krassen er al zaten.

Bij het terugbrengen: dezelfde route andersom

's Avonds brengt de chauffeur de auto terug. Dezelfde posities, dezelfde foto's. Nu ligt de staat van die ochtend ernaast, en iedereen ziet dat er behalve de reparatie niets is veranderd. Is er toch iets gebeurd, dan weet jij het voordat de klant het vindt. Dan kun je het zelf aankaarten in plaats van het te moeten uitleggen.

Een telefoon is genoeg

Voor dit alles heeft de chauffeur geen tablet en geen training nodig. In RentalHandover start hij in de werkplaatsmodus een inname op zijn telefoon, legt de auto aan op kenteken, fotografeert de vaste posities en markeert bestaande schade direct op de foto. De klant tekent op hetzelfde toestel en de pdf gaat naar beide partijen. Bij de uitgifte is de schade van de inname al ingetekend, nieuwe schade staat er apart naast.

Meer over de werkplaatsmodus: De overdrachts-app voor de werkplaats.